MANUAL (POLÍTICA) DE PROTECCIÓN Y USO DE DATOS DE CONSTRUCTORA PRO HOGAR S.A.S.

 INTRODUCCIÓN

En cumplimiento de los objetivos de las políticas internas y externas de la CONSTRUCTORA PRO HOGAR S.A.S., uno de los aspectos más importantes es elaboración de manuales que complementen el sistema propio de procesos y procedimientos.

Este manual se refiere a la Ley de Protección de Datos y pretende crear un sistema procedimental, para el manejo de todo tipo de información que se haya recogido en Bases de Datos Informativas asociadas a la CONSTRUCTORA PRO HOGAR S.A.S.

CONSTRUCTORA PRO HOGAR S.A.S., bajo el cabal cumplimiento de la Constitución Política de Colombia, se acoge a las disposiciones generales contenidas en las normas que la desarrollan y complementan, en especial, Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y demás normas que modifiquen la materia; por ende, pone a disposición este manual de protección y uso de Datos Personales a todas las personas que trabajan a su servicio o aquellas que tiene algún tipo de relación comercial tales como contratistas, proveedores, accionistas, acreedores, inversionistas, entre otros.

DATOS GENERALES DE CONSTRUCTORA PRO HOGAR S.A.S. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

NIT:                      900.609.481-1

Domicilio:                Carrera 43A N° 1A SUR 69, Oficina 402, Edificio Tempo.

Barrio-Ciudad:         Poblado-Medellín

Teléfono:               268-48-56

Celular:                 321-816-55-57

Página Web:           www.constructoraprohogar.com.co

Correo Electrónico:   administrativa@constructoraprohogar.com

 

OBJETIVO

El manual de protección y uso de datos informativos de la CONSTRUCTORA PRO HOGAR S.A.S. brinda la garantía y seguridad a cualquier clase de dato recopilado por la Empresa, cumpliendo con las directrices dispuesta por la Constitución y la Ley en aras de lograr que todas las personas sientan confianza en la administración que la CONSTRUCTORA PRO HOGAR S.A.S. hace de sus datos.

 

ALCANCE

Las políticas de manejo de la información contenidas en las Bases de Datos almacenadas en el Software de la Empresa, aplican para todos los empleados de CONSTRUCTORA PRO HOGAR S.A.S., así como para todos los clientes, contratistas, proveedores, asesores externos, personal temporal, invitados y quienes hagan uso de los recursos y servicios de la CONSTRUCTORA PRO HOGAR S.A.S.

 

HABEAS DATA

La ley 1266 de 2008, conocida como “LEY DE HABEAS DATA”, ha sido establecida por el Gobierno Nacional con el objeto de desarrollar el DERECHO CONSTITUCIONAL Y FUNDAMENTAL que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en Bancos de Datos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales relacionadas con la recolección, Tratamiento y circulación de Datos Personales a los cuales se refiere el Artículo 15 de la Constitución Política, particularmente en relación con la información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países.

Es aplicable a todos los Datos de Información Personal registrados en Bancos de Datos que sean administrados por entidades públicas y privadas.

No es aplicable a los datos mantenidos en el ámbito exclusivamente personal o doméstico y aquellos que circulan internamente.

La Ley de protección de Datos Personales, Ley 1581 de 2012, es una norma que complementa la regulación vigente para la protección del Derecho Fundamental que tienen todas las personas naturales a autorizar la información personal que es almacenada en Bases de Datos o archivos, así como su posterior actualización y rectificación. Esta Ley se aplica a las Bases de Datos o archivos que contengan Datos Personales de personas naturales.

El Decreto 1377 del 2013, tiene como objeto, reglamentar parcialmente la Ley 1581 de 2012, y desarrollar el Artículo 15 de la Carta Política, por la cual, se dictan disposiciones generales para la protección de Datos Personales.

 

DEFINICIONES Y CONCEPTOS

DATOS PERSONALES: Es la información que puede usarse para la identificación, localización o contacto con una persona determinada y natural. Los Datos Personales pueden estar conformados por números de identificación, huellas dactilares y demás, datos que puedan llevar a la identificación de alguien. Es importante anotar que algunos de estos datos son públicos, bien sea porque hacen parte de la información pública de cada persona natural, o por decisión propia de la misma.

Algunos Datos Personales se les deben dar la categoría de especial, pues la información que contienen puede ser negativa si se hace su publicación.

BASE DE DATOS: Conjunto, compilación, recopilación, de datos de una o varias personas relacionadas por materia o un mismo contexto.

TITULAR: Es la persona cuyos Datos Personales han sido analizados, solicitados o recopilados. El Titular de los datos es quien, de forma legal por directriz de la Constitución, tiene el derecho de modificar, actualizar y conocer en que consta la información referente.

TRATAMIENTO DE DATOS: Es todo tipo de proceso, operación, o actuación que se ejecuta sobre los datos suministrados; este Tratamiento no tiene ningún tipo de manejo especial refiriéndose a los métodos mediante los cuales se adquieran los datos. (RELACIONADO CON RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica encargada de ejecutar las operaciones que recaen sobre los datos).

AVISO DE PRIVACIDAD: Consta de un aviso verbal o escrito que debe realizar el responsable del Tratamiento de los datos al Titular de los mismos, donde informe las políticas y modos de uso de los datos relacionados en el caso, los derechos que tiene frente a este Tratamiento. (RELACIONADO CON LA AUTORIZACION: manifestación y consentimiento que realiza el Titular de los datos frente a las políticas de Tratamiento).

DATO PÚBLICO: Se considera dato público todo aquel que no sea privado o sensible, indica el Decreto 1377 de 2013 que será cualquier dato que se encuentre en un documento público, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

DATOS SENSIBLES: Están conformados por todo tipo de dato al cual se le deba implementar un uso especial, pues la información contenida puede afectar la intimidad de Titular. ”… cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones Religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de Derechos…”

TRANSFERENCIA: Nos encontramos frente a transferencia de datos, cuando quien está encargado del Tratamiento de los mismos y se encuentra en Colombia envía datos a un receptor que se encuentra fuera o dentro del país y este también es responsable del Tratamiento de los mismos.

PRINCIPIOS RECTORES

PRINCIPIO DE LEGALIDAD: Los datos y el Tratamiento que se le haga a los mismos deben estar bajo las disposiciones legales y regladas por las mismas.

PRINCIPIO FINALIDAD: El manejo de los datos debe tener una finalidad específica, acorde con principios legales y siguiendo las políticas del Tratamiento de datos, las cuales deberán ser informadas al Titular. En la recolección de los Datos Personales se deberá tener en cuenta la finalidad del Tratamiento y el cuidado de la Base de Datos; por lo que deben ser datos adecuados, pertinentes y no excesivos, ni desproporcionados en relación con la finalidad. Se prohíbe la recolección de Datos Personales desproporcionados en relación con la finalidad para la cual se obtienen. El Tratamiento de Datos Personales debe ser informado de manera concreta, precisa y previa al Titular para que éste exprese su consentimiento informado.

PRINCIPIO DE LIBERTAD: Solo se podrán ejercer actuaciones con permiso expreso o tácito  del Titular, habiéndole informado las mismas políticas y realizaciones que se fueran a ejecutar con los datos en mención.

PRINCIPIO DE VERACIDAD: Señala la Ley 1521 de 2012 lo siguiente: “La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.”

PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el Tratamiento de Datos Personales se garantizará el derecho del Titular a obtener y conocer del responsable y/o encargado del Tratamiento, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.

PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: Solo podrán tener acceso a los datos personas encargadas del Tratamiento de los mismos o autorizadas por el Titular.

Los Datos Personales que no sean públicos, no podrán ser publicados en internet ni en otros medios de divulgación a menos de que esto se haga para uso del encargado del Tratamiento de los mismos o con autorización del Titular. El Titular con su Autorización, facultará la Transferencia y cesión de sus Datos Personales para las finalidades por él autorizadas a encargados del Tratamiento.

PRINCIPIO DE SEGURIDAD: El Tratamiento que se le haga a los datos, debe hacerse de la forma técnica, humana, y bajo las medidas correctas para brindarle seguridad al autor o al encargado de los tratamientos de estos datos.

PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: CONSTRUCTORA PRO HOGAR S.A.S. y todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos de carácter personal, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de tales datos, salvo las excepciones legales. Esta obligación subsiste aún después de finalizada la relación que dio origen a la recolección y tratamiento del dato. CONSTRUCTORA PRO HOGAR S.A.S.  implementará, en sus relaciones contractuales, cláusulas de protección de datos en este sentido.

PROTECCIÓN ESPECIAL DE DATOS SENSIBLES: CONSTRUCTORA PRO HOGAR S.A.S. no recolectará ni tratará Datos Personales ligados exclusivamente a ideologías políticas, afiliación sindical, creencias religiosas, vida sexual, origen étnico y/o datos de salud, salvo autorización expresa del Titular o por expresa disposición legal. Ninguna actividad, estará condicionada a que el Titular suministre Datos Personales sensibles, excepto cuando sea necesario para el beneficio del Titular de la información o en razón a que la situación específica así lo requiera.

PRINCIPIO DE TEMPORALIDAD DEL DATO: Agotada la finalidad para la cual fue recolectado el Dato Personal, se deberá cesar en su uso y por ende adoptará las medidas y determinaciones legales pertinentes que aseguren su archivo y/o eliminación.

 

CATEGORÍAS DE LOS DATOS

DATOS SENSIBLES: De conformidad con el Artículo 5 de la Ley 1581 de 2012,  «aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos”.

El Artículo 6 de la misma Ley señala algunas excepciones a la regla:

  1. a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
  2. b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
  3. c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
  4. d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  5. e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

Igualmente, la persona encargada del Tratamiento de datos deberá informarle a Titular de los mismos lo siguiente:

  1. Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
  2. Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.

Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Personales sensibles.

DATOS PÚBLICOS: Cuando hablamos de datos públicos nos referimos a cualquier dato que esté en disposición, en bancos, bases de datos, o demás formas de recolección de datos de USO PÚBLICO; es decir, que cualquier persona pueda acudir a ellos sin ningún tipo de requerimiento especial. Igualmente con los Datos Personales que se encuentren en este tipo de fuentes, y serán considerados públicos desde su naturaleza, respetando los parámetros que la legislación impone y lo anteriormente estipulado.

 

AUTORIZACIÓN Y RECOLECCION DE DATOS

LA AUTORIZACIÓN para la recolección de datos deberá realizarla el Titular de los mismos, manifestando de forma verbal o escrita su consentimiento para la utilización y recolección de los mismos; el encargado del Tratamiento de los datos, tiene como deber informar al Titular de las políticas de uso, es decir, el fin con el cual será necesitada la información pedida. Esto lo deberá realizar en el momento de la recolección de los datos.

SE ENTENDERA ENTREGADA LA AUTORIZACION DEL TITULAR CUANDO SE HAGA: por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.

NO se necesitará autorización en los siguientes casos:

  1. a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
  2. b) Datos de naturaleza pública;
  3. c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
  4. d) Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
  5. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

 

SIEMPRE SE DEBERÁ CONSEVAR PRUEBA DE LA FORMA EN COMO SE AUTORIZO EL MANEJO DE DATOS.

RECOLECCION DE LOS DATOS PERSONALES: Basados en los principios instaurados en este manual, los datos recolectados con previa autorización, deberán limitarse a aquellos Datos Personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a normatividad vigente y con sujeción absoluta a la Constitución y la Ley.

Los Datos Personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por tales aquellos datos o Bases de Datos que se encuentren a disposición del público, pueden ser tratados por cualquier persona siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.

CAMBIO DE POLITICAS EN EL TRATAMIENTO DE DATOS: Cuando el encargado del Tratamiento de los datos por algún motivo justificado cambie las políticas, deberá informar al Titular de los cambios que se han realizado, esto lo debe de hacer en el momento de la implementación de las nuevas disposiciones.

“…A solicitud de la Superintendencia de Industria y Comercio, los Responsables deberán proveer una descripción de los procedimientos usados para la recolección almacenamiento, uso, circulación y supresión de formación, como también la descripción de las finalidades para las cuales la información es recolectada y una explicación sobre la necesidad de recolectar los datos en cada caso…”

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACION: Los Titulares podrán en todo momento solicitar al responsable o encargado la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo o solicitud.

DATOS DE MENORES: CONSTRUCTORA PRO HOGAR S.A.S. no realiza en ninguna de sus actividades el Tratamiento de Datos Personales de menores de edad. No obstante en caso de que por cualquier circunstancia se llegue a requerir realizar el Tratamiento de la información se tendrá en cuenta su interés prevalente y de ninguna manera se efectuará sin contar previamente con la autorización por parte de sus representantes legales.

DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS:

El Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, señala los siguientes Derechos de los Titulares de los datos:

  1. a) En desarrollo del principio del consentimiento informado, el Titular del dato tiene derecho a otorgar su Autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus Datos Personales.
  2. b) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  3. c) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
  4. d) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus Datos Personales;
  5. e) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
  6. f) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
  7. g) Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

 

ESTOS DERECHOS IGUALMENTE LOS PODRAN APLICAR:

  1. El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
  2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
  3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  4. Por estipulación a favor de otro o para otro.

 

DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012;
  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012;
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

 

 

LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Los responsables del manejo y Tratamiento de Datos Personales, solo podrán recolectar, solicitar, hacer uso y demás disposiciones de los mismos, de acuerdo al fin y objetivo marcado desde un inicio según las políticas de uso, tiempo que deberá ser, razonable y adecuado. Una vez cumplida la o las finalidades del Tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, el Responsable y el Encargado deberán proceder a la supresión de los Datos Personales en su posesión. No obstante, los Datos Personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

POLITICAS DE TRATAMIENTO

Las políticas de Tratamiento hacen parte integral de este Manual, éstas políticas se deberán aplicar durante todo el proceso de manejo de los Datos Informativos Personales, con total sujeción al Principio de confidencialidad, definido por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, que dice: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.”

Cualquier cambio o modificación que se ejecute en las políticas de Tratamiento, deberá ser informado de inmediato a su Titular, de tal forma que dé su autorización para continuar llevando a cabo los lineamientos propios del objeto y fines de la CONSTRUCTORA PRO HOGAR S.A.S., notificación que deberá ceñirse de manera principal a la notificación personal, y las reglas definidas en el Artículo 67 y siguientes de la Ley 1437 de 2011, Código de Procedimiento y de lo Contencioso Administrativo.

 

POLITICA GENERAL

CONSTRUCTORA PRO HOGAR S.A.S., se compromete a cumplir con la normatividad vigente, buscando siempre mecanismos efectivos para la protección de los derechos de los Titulares de los Datos Personales a los cuales les dé Tratamiento y, gestionará y desarrollará medidas que contengan condiciones de seguridad adecuadas para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso fraudulento sobre la información. En la Autorización de Tratamiento de datos que en cada caso se solicite se indicará que los mismos pueden ser transferidos a entidades que cumplirán la función de encargados en los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012 o a las vinculadas de la organización. Los Encargados de administración de Bases de Datos de CONSTRUCTORA PRO HOGAR S.A.S., deberán acogerse íntegramente a la presente Política de Protección de Datos.

 

POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO

  1. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES RELACIONADOS CON LOS EMPLEADOS

Existirán Bases de Datos independientes para el Tratamiento de Datos Personales, antes, durante y después de la relación laboral:

Tratamiento de datos antes de la relación contractual.  CONSTRUCTORA PRO HOGAR S.A.S., informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al Tratamiento de los Datos Personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección.

Cuando se contrate a terceros para que adelanten o apoyen los procesos de selección, en los respectivos contratos establecerá que los Datos Personales recolectados deberán ser tratados dando cumplimiento a la presente Política de Protección de Datos. La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la información relacionada con su participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.

Tratamiento de datos durante la relación contractual. CONSTRUCTORA PRO HOGAR S.A.S., almacenará los Datos Personales obtenidos durante el proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta física o digital solo será accedida y tratada por el Área de Talento Humano y Administrativa y con la finalidad de administrar la relación contractual entre CONSTRUCTORA PRO HOGAR S.A.S. y el empleado. El uso de la información de los empleados para fines diferentes a los establecidos en el contrato de trabajo y las autorizaciones que se firmen para el efecto está prohibido. El uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá a CONSTRUCTORA PRO HOGAR S.A.S. evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de Datos Personales. Para efectos del Tratamiento de Datos Personales sensibles que se recolecten durante la relación laboral se requerirá Autorización expresa del Titular para lo cual se le deberá informar cuáles son los Datos Sensibles que serán objeto de Tratamiento y la finalidad del mismo. Si por servicios externos que CONSTRUCTORA PRO HOGAR S.A.S. pueda requerir, en el Tratamiento de datos durante la relación contractual, y sea necesaria la cesión o transferencia de dichos datos a un tercero, con el fin de que éste sea el encargado de la administración del Tratamiento, se generará una Autorización expresa del empleado donde autorice el tratamiento y la transferencia de datos.

 

Tratamiento de Datos después de terminada la relación contractual. Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, CONSTRUCTORA PRO HOGAR S.A.S. procederá a almacenar los Datos Personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener Datos Sensibles. Los Datos Personales de los ex empleados se conservan exclusivamente para el cumplimiento de las siguientes finalidades: i. Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de servicios públicos; ii. Emitir certificaciones relativas a la relación del Titular del dato con la compañía. iii. Fines estadísticos o históricos.

  1. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE PROVEEDORES

CONSTRUCTORA PRO HOGAR S.A.S. solo recogerá de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Cuando se le exija a CONSTRUCTORA PRO HOGAR S.A.S. por naturaleza jurídica la divulgación de datos del proveedor persona natural consecuencia de un proceso de contratación, ésta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en esta norma y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga. Las finalidades para las cuales serán utilizados los Datos Personales de proveedores serán: i. Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas pre-contractual, contractual y post-contractual. ii. Envío de invitaciones a eventos programados por la empresa. iii. Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores, cuando éstas se requieran de conformidad con la normatividad vigente o de conformidad con la Ley 1581 del 2012. CONSTRUCTORA PRO HOGAR S.A.S. podrá recolectar Datos Personales de los empleados de sus proveedores cuando por motivos de seguridad deba analizar y evaluar la idoneidad de determinadas personas, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor. La recolección de los Datos Personales de empleados de los proveedores, tendrá como finalidad verificar la idoneidad moral y competencia de los empleados; por tanto, una vez verificado este requisito, se devolverá tal información al proveedor, salvo cuando se autorice expresamente su conservación. Cuando CONSTRUCTORA PRO HOGAR S.A.S. entregue Datos Personales de cualquier Titular a sus proveedores, estos deberán proteger los Datos Personales suministrados, conforme lo dispuesto en las normas vigentes. Para tal efecto se incluirá en el contrato o documento que legitima la entrega de los Datos Personales. CONSTRUCTORA PRO HOGAR S.A.S. verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.

 

MODIFICACIONES A LAS POLÍTICAS

CONSTRUCTORA PRO HOGAR S.A.S. se reserva el derecho de modificar la política de Protección de Datos Personales en cualquier momento. Toda modificación se comunicará de forma oportuna a los Titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de su página web con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia. En caso de no estar de acuerdo por razones válidas y que se constituyan en una justa causa con las nuevas políticas de manejo de la información personal, los Titulares de la información o sus representantes podrán solicitar a la entidad el retiro de su información a través de los canales indicados anteriormente, sin embargo no se podrá solicitar el retiro de los datos mientras se mantenga un vínculo de cualquier orden con la empresa.

 

 

 

ACCESO A LOS DATOS

Siempre los Titulares de los datos tendrán acceso a los mismos y estarán a su disposición; dado que, los tratantes de la información personal deberán implementar mecanismos sencillos y ágiles para su acceso.

El Titular podrá consultar de forma gratuita sus Datos Personales: al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

 

PASOS A SEGUIR CON DATOS RECOLECTADOS ANTERIORMENTE

  • Los responsables del Tratamiento de los datos deberán informar a los Titulares de la información personal recolectada, las políticas de uso de la misma y cuestionar sobre el continuo uso y manejo, lo anterior por los métodos ya mencionados en este Manual.

 

  • Si para quien está a cargo del Tratamiento de datos informativos es dificultoso la ubicación e información de cada Titular, frente a los procesos que se llevaran a cabo con los mismos, podrá implementar otros mecanismos alternos, como diarios de amplia circulación nacional, diarios locales o revistas, página de Internet del responsable, carteles informativos, entre otros, e informar al respecto a la Superintendencia de Industria y Comercio, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su implementación. Igualmente sucedería cuando para el responsable de los datos informativos sea imposible ubicar al Titular de los mismos, ya sea por omisión de datos para efectos de notificación o cambio en los mismos sin actualización propia.

 

  • Si en el término de treinta (30) días hábiles, después de interponer alguno de los anteriores mecanismos, el Titular de los Datos Personales, no ha tenido comunicación con el Responsable o Encargado, se podrá continuar realizando el Tratamiento de la información personal contenida en sus bases de datos para la finalidad o finalidades indicadas en la política de Tratamiento de la información, puesta en conocimiento de los Titulares mediante tales mecanismos, sin perjuicio de la facultad que tiene el Titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato.

 

  • El Responsable y el Encargado del manejo de la información, debe cumplir con todas las disposiciones aplicables de la Ley 1581 de 2012 y el presente Manual. Así mismo, será necesario que la finalidad o finalidades del Tratamiento vigentes sean iguales, análogas o compatibles con aquella o aquellas para las cuales se recabaron los Datos Personales inicialmente.

 

MEDIDAS DE SEGURIDAD

CONSTRUCTORA PRO HOGAR S.A.S. cuenta con las medidas de seguridad suficientes para proteger a todos sus contratistas, trabajadores, clientes y asociados; como muestra, el presente Manual de manejo y cuidado de Datos Personales, regido por la normatividad legal nacional, donde intentamos abarcar todos los aspectos necesarios para brindar garantías de protección.

Además de lo anterior, la CONSTRUCTORA PRO HOGAR S.A.S. propende fundamentalmente el uso de autorizaciones personalizadas para cada uno de sus contratistas, empleados, inversionistas, accionistas, y demás personas que en algún momento se vinculen, así mismo, propende a través de su red interna, por suministrar comunicaciones masivas al Personal Administrativo y Directores de Área.

TEGNOLOGÍA, INFORMACIÓN y COMUNICACIONES. CÓDIGOS DE ACCESO Y CONTRASEÑAS

  • La confidencialidad y la integridad de los datos almacenados en los sistemas de CONSTRUCTORA PRO HOGAR S.A.S., están protegidos por Códigos de Acceso y Contraseñas que aseguran que solamente empleados autorizados tengan acceso.

Responsabilidades del Profesional en Sistemas: El Profesional o Técnico en Sistemas de Software y manejo web, es responsable de la administración de los controles de acceso a todos los sistemas de Información de la CONSTRUCTORA PRO HOGAR S.A.S., así como a los diferentes servicios ofrecidos como Internet, Intranet, VPN, carpetas compartidas, etc.

Así mismo, deshabilitará los códigos de usuario de las personas que se encuentren en vacaciones, incapacitados, licencias y/o en permisos remunerados o no remunerados, según se encuentre el registro respectivo en el Sistema de Información de Nómina, y serán habilitados de la misma forma. Igualmente se eliminarán los códigos de usuario de los empleados que sean retirados de la Compañía.

  • CONSTRUCTORA PRO HOGAR S.A.S. como parte de su estrategia de comunicación tiene a disposición de sus accionistas, clientes y usuarios la página web de la entidad y diversas formas de realizar el contacto, como lo son comunicaciones escritas, contacto telefónico, presentación de boletines y comunicados. En unas y otras podrán ser publicadas imágenes, referencias, artículos o comunicaciones de los empleados de la entidad, sus clientes o los asistentes a los eventos organizados o patrocinados. Tal información y datos de ninguna manera serán utilizados o compartidos con terceros para fines comerciales o actividades diferentes a la de dar a conocer las actividades y servicios de la CONSTRUCTORA PRO HOGAR S.A.S. La empresa se compromete a revisar cuidadosamente la información que será publicada de cualquier forma, de tal manera que de ninguna forma se atente contra la dignidad, intimidad o buen nombre de alguna de las personas que podrán aparecer en sus comunicaciones. La entrega de información por parte de los Titulares en cualquier forma, no trasmite a la entidad la propiedad intelectual o los derechos morales sobre la misma. Los derechos de propiedad intelectual seguirán siendo del Titular. Igualmente, la cesión de derechos de imágenes, fotografías o videos captadas y/o filmadas en el ámbito de la relación laboral y/o profesional, y en general los demás Datos Personales compartidos, a través de cualquier medio de difusión y comunicación, no trae consigo derechos de recibir compensación ni reconocimiento alguno de cualquier tipo, puesto que la autorización y cesión de derechos se efectúan de forma gratuita.

 

PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares de los Datos Personales podrán en cualquier momento interponer y seguir alguno de los siguientes procedimientos en pro de la defensa de sus derechos, incluyendo la actualización, cambio o modificación de los datos generados.

  • CONSULTAS: los Titulares podrán consultar la información básica de las Bases de Datos Informativas que se encuentren en la CONSTRUCTORA PRO HOGAR S.A.S.; esta solicitud, la podrá presentar mediante un escrito, o de forma verbal, pero siempre identificándose debidamente.
  • RECLAMOS: el Titular de los Datos Personales que considere que la información generada no es correcta, o no está siendo bien administrada, o no se le está dando un buen uso, podrá generar el respectivo reclamo por medio escrito o verbal a la CONSTRUCTORA PRO HOGAR S.A.S. o a través de la persona encarda para ello, respecto al reclamo que se genere, se dará respuesta en el menor tiempo posible y se ejercerán los controles que sean necesarios.
  • SOLICITUDES: para la realización de cambios, modificaciones, o actualizaciones de los datos contenidos, debe realizarse solicitud vía escrita o verbal.

 

A TENER EN CUENTA

  • El Artículo 19 de la ley 1581 de 2012, señala que la AUTORIDAD COMPETENTE para la protección de Datos es La Superintendencia de Industria y Comercio, a través de una Delegación para la Protección de Datos Personales, donde se ejercerá la vigilancia para garantizar que en el Tratamiento de los mismos y el respeto de los principios, derechos, garantías y procedimientos constitucionales y legales.
  • El Artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, PROHÍBE LA TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES A PAÍSES TERCEROS que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia.

Esta prohibición no regirá cuando se trate de:

  1. a) Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia;
  2. b) Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública;
  3. c) Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable;
  4. d) Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad;
  5. e) Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular;
  6. f) Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  • Todo Responsable y Encargado deberá designar a una persona o área que asuma la función de protección de Datos Personales, que dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y el presente manual.

 

SANCIONES

La Ley 1581 de 2012, sobre la Protección de Datos ha consagrado en su Artículo 23 las sanciones por el incumplimiento de alguna de las obligaciones previstas, de la siguiente manera:

“Artículo 23. Sanciones. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones:

  1. a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó;
  2. b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar;
  3. c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio;
  4. d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles;

Parágrafo. Las sanciones indicadas en el presente artículo sólo aplican para las personas de naturaleza privada. En el evento en el cual la Superintendencia de Industria y Comercio advierta un presunto incumplimiento de una autoridad pública a las disposiciones de la presente ley, remitirá la actuación a la Procuraduría General de la Nación para que adelante la investigación respectiva.

 

TANTO ESTE MANUAL COMO LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS INICIAN SU VIGENCIA DESDE SU FECHA DE PUBLICACIÓN EN LA PÁGINA WEB Y MEDIOS INTERNOS DE LA CONSTRUCTORA PRO HOGAR S.A.S. (01/11/2016)